Perancangan Sistem Informasi pada Siklus Pendapatan dan Pengeluaran Persewaan Kendaraan “Two Rent Car” Salatiga

Abstract

Peran sistem informasi yang baik menjadi salah satu fasilitas yang diperlukan perusahaan untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dalam menjalankan aktivitas bisnisnya. Sistem informasi dapat dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan berbasis komputerisasi. Pada sistem informasi manual, semua aktivitas dari pencatatan data, perekaman transaksi, pemrosesan data, sampai menghasilkan informasi berupa laporan, dilakukan oleh manusia. Dalam sistem ini, resiko terjadinya kesalahan baik yang tidak disengaja maupun disengaja yaitu berupa kecurangan sangat tinggi. Dengan basis komputerisasi, kesalahan dalam aktivitas bisnis lebih diminimalisir. Untuk mengubah sistem manual menjadi sistem berbasis komputerisasi dibutuhkan perancangan basis data. Tujuan penelitian ini adalah merancangkan sistem informasi terkomputerisasi siklus pendapatan dan pengeluaran pada persewaan kendaraan Two Rent Car. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara terhadap pemilik dan pegawai, mengumpulkan data dan catatan yang dimiliki serta observasi untuk mengamati jalannya aktivitas bisnis Two Rent Car. Dalam perancangan database terdiri dari 13 tabel yaitu tabel kendaraan, tabel paket, tabel karyawan, tabel sopir, tabel pelanggan, tabel dealer, tabel penyewaan, tabel pengembalian, tabel kegiatan operasional, tabel pengupahan sopir, tabel pengeluaran kas, tabel penerimaan kas lain-lain, dan tabel pengeluaran kas lain-lain. Terdapat 2 buah query untuk mengumpulkan informasi dari beberapa tabel. Query tersebut adalah query penyewaan dan query penerimaan kas. Terdapat 13 form untuk memudahkan karyawan dalam menginput informasi terkait dengan data master yaitu data kendaraan, paket, pelanggan, karyawan, sopir, dealer, dan informasi terkait dengan data transaksi yaitu transaksi penyewaan, pengembalian, kegiatan operasional, penggajian sopir, pengeluaran, penerimaan kas lain-lain, serta pengeluaran kas lain-lain. Terdapat 14 report untuk melaporkan semua informasi terkait dengan aktivitas Two Rent Car, yang terdiri dari report kendaraan, report paket, report pelanggan, report karyawan, report sopir, report dealer, report penyewaan, report pengembalian, report kegiatan operasional, report pengupahan sopir, report pengeluaran, report penerimaan kas lain-lain, report pengeluaran kas lain-lain, dan report kas. Untuk memudahkan pengguna dalam menjalankan program Microsoft Access 2007 maka dibuatlah switchboard untuk memanggil seluruh aplikasi, baik form atau report secara interaktif..

The role of a good information system is one of the facilities needed by a company to produce quality information to carry out its business activities. An information system can be implemented in two ways: manually and computerized-based. In a manual information system, all activities from data recording, transaction recording, data processing, until producing information in the form of reports can be done by people. In this system, a risk of error occurs, whether intentionally or unintentionally, in the form of high misdeeds. In a computerized-based system, mistakes in business activities can be minimized. A data-based computerized system needs to be designed to change over from a manual system. The goal of this research is to design a revenue and expenditure cycle computerized information system in renting Two Rent Car. The data gathering method used is through interviewing the owner and employees, get company records, and observe how business activities are carried out at Two Rent Car. In designing the database, it consists of 13 tables like vehicle, packet, employee, driver, customer, dealer, rent, reversion, operational activity, driver payment, cash expenditure, other cash receiving, and other cash expenditure. Two queries are found to gather information from various tables. The queries are a rent query and a cash receiving query. 13 forms are found to facilitate employees in inputting information related with the master data like vehicle data, packet data, customer data, employee data, driver data, dealer data, and information related with transaction data like rent transactions, reversion transactions, operational activity transactions, driver payment transactions, expenditure transactions, other cash receiving transactions, and other expenditure transactions. 14 reports are used to detail all information related with the activities of Two Rent Car that consist of a vehicle report, packet report, customer report, employee report, driver report, dealer report, rent report, reversion report, operational activity report, driver payment report, expenditure report, other cash receiving report, other expenditure report, and cash report. To facilitate users in operating the Microsoft Access 2007 program, a switchboard is needed to bring up all applications interactively, whether as a form or report.