Penggunaan Arsip Digital dan Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Meningkatkan Efektivitas Pengelolaan Arsip di Bagian Human Resource (HR) dan Personalia PT. Apac Inti Corpora

Abstract

This research aims to gain an in depth understanding of the use of digital archives and the utilization of information technology in improving the effectiveness of archive management in the Human Resource and Personnel Department of PT. Apac Inti Corpora. This research uses a qualitative approach. Primary data was obtained from semi-structured interviews with Human Resource and Personnel employees of PT Apac Inti Corpora. The results of this study indicate that: (i) the use of digital archives facilitates archive management and access, and reduces the need for physical archive space; (ii) the use of information technology can improve data accessibility and security, reduce the risk of mismanagement, and reduce operational costs; (iii) obstacles in using digital archives in the effectiveness of archive management, such as delays in uploading new employee data to digital archives, and changes or additional programs in the digital archive system; (iv) obstacles in the use of information technology in the effectiveness of records management, such as lack of communication between system users and the IT Department and difficulty in accessing the program; (v) efforts to increase effectiveness are carried out by increasing communication between sections; (vi) overall the effectiveness of records management is good even though there are obstacles that need to be overcome.

Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam tentang penggunaan arsip digital dan pemanfataan teknologi informasi dalam meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip di Bagian Human Resource dan Personalia PT. Apac Inti Corpora. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Data primer diperoleh dari wawancara semi-terstruktur dengan karyawan Human Resource dan Personalia PT. Apac Inti Corpora. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa: (i) penggunaan arsip digital mempermudah pengelolaan dan akses arsip, serta mengurangi kebutuhan ruang fisik arsip; (ii) pemanfaatan teknologi informasi dapat meningkatkan aksesibilitas dan keamanan data, mengurangi risiko kesalahan pengelolaan, serta mengurangi biaya operasional; (iii) kendala dalam penggunaan arsip digital dalam efektivitas pengelolaan arsip, seperti keterlambatan dalam mengupload data karyawan baru ke arsip digital, dan perubahan atau tambahan program dalam sistem arsip digital; (iv) kendala dalam pemanfaatan teknologi informasi dalam efektivitas pengelolaan arsip, seperti kurangnya komunikasi antara pengguna sistem dengan Bagian IT dan kesulitan dalam mengakses program; (v) upaya peningkatan efetivitas dilakukan dengan meningkatkan komunikasi antar bagian; (vi) secara keseluruhan efektivitas pengelolaan arsip sudah baik meskipun terdapat kendala yang perlu diatasi.