Otomatisasi Kantor Penunjang Efisiensi Kerja di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang Kabupaten Semarang

Abstract

Kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat kegiatan informasi. Kantor juga dapat diartikan sebagai tempat yang biasanya digunakan untuk melaksanakan pekerjaan tatau usaha (tulis menulis). Otomatisasi kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan. Otomatisasi kantor adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun di luar perusahaan. Tujuan daripada otomatisasi bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. Melalui otomatisasi kantor fungsi fungsi kantor menjadi lebih efektif dan efisien. Dari fenomena yang ada di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang terdapat gejala problematic diantaranya: pegawai menggunakan 2 komputer yang ada dari 5 komputer yang disediakan, beberapa pegawai tidak terampil dalam mengoperasikan alat kantor yaitu komputer namun ada beberapa pegawai yang lain mampu mengoperasikan komputer, belum ada job description yang jelas dalam penyelesaian pekerjaan administratif sehingga pekerjaan tidak dapat terselesaikan tepat pada waktunya. Tujuan dari penelitian ini adalah ingin mengetahui otomatisasi kantor yang digunakan dalam menunjang efisiensi kerja di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang dan mengidentifikasi kendala-kendala yang terjadi dalam otomatisasi kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang. Penelitian ini secara khusus didasari teori Dwi Eko “Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah efisiensi dan efektifitas kerja dengan memanfaatkan teknologi informasi, efisiensi dan efektifitas berujung pada penghematan”. Penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif yang bersifat deskriptif yaitu menggambarkan secara sistematik dan akurat fakta dan karateristik mengenai populasi atau mengenai bidang tertentu. Penelitian dilakukan oleh peneliti sendiri dengan menggunakan metode wawancara. Penelitian ini tentang hal-hal yang berkaitan dengan otomatisasi kantor yang ditinjau dari tiga hal yaitu tenaga kerja, prosedur kerja, mesin-mesin kantor. Hasil penelitian menunjukkan : Tidak semua tenaga kerja mengikuti pelatihan komputer hanya di bidang kepegawaian saja ; Prosedur Kerja di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang belum merata karena job description yang tidak jelas ; Penggunaan mesin-mesin kantor di UPTD Pendidikan Kecamatan Tuntang belum efektif dan merata karena dari 5 mesin komputer yang ada hanya 2 mesin komputer saja yang dimanfaatkan oleh pegawai yaitu di bidang TU dan Kepegawaian.